Leitfaden zum Compliance-Fragebogen

Definition

Jede Frage geht auf eine Anforderung zurück und verlangt eine überprüfbare Antwort. Er ist oft der erste Schritt einer Gap-Analyse, und dieselben Fragen ein Jahr später zu stellen, zeigt, wie weit man gekommen ist.

Warum es wichtig ist

Er holt schnell das Wissen vieler Abteilungen ein, in einer vergleichbaren Form.

Denken Sie aber an seine Grenze: Er hält fest, was Menschen sagen. Wo eine Antwort wirklich zählt, lassen Sie sich die Aufzeichnung dahinter zeigen.

Wie es funktioniert

Wählen Sie den Text und den Umfang. Machen Sie aus jeder Anforderung eine Frage zur Praxis: wer was wie oft tut.

Legen Sie die möglichen Antworten im Voraus fest. Umgesetzt, teilweise umgesetzt, nicht umgesetzt und nicht anwendbar funktionieren gut, solange jedes „nicht anwendbar“ begründet wird.

Schicken Sie jeden Abschnitt an die Person, die ihn kennt, und verlangen Sie Nachweise für die wichtigsten Antworten. Jede Lücke wird dann zu einer Maßnahme mit einem Verantwortlichen.

Ein Praxisbeispiel

Ein Händler streicht „Verwalten Sie Zugriffsrechte?“ und fragt stattdessen: „Wer überprüft die Zugriffe auf das Bestellsystem, wie oft, und wo ist die letzte Überprüfung festgehalten?“

Die Antwort lautet: „Die IT, wenn jemand ausscheidet, keine Aufzeichnung.“ Das wird als teilweise umgesetzt bewertet und wird zu einer Maßnahme: eine vierteljährliche Überprüfung, unterschrieben von der Vertriebsleitung, erstmals fällig am 30. Juni.

Bewährte Praktiken

• Fragen Sie nach dem, was getan wird. „Haben Sie eine Richtlinie zu …“ verrät sehr wenig.
• Bleiben Sie bei einer Anforderung je Frage, damit eine Teilantwort lesbar bleibt.
• Bewahren Sie die datierten Antworten auf, denn im Vergleich bei der nächsten Runde liegt ein großer Teil des Werts.

Häufige Fehler

• Fragen zu schreiben, die man nur mit Ja beantworten kann. Sie liefern einen beruhigenden Wert und keine Information.
• Den ganzen Fragebogen an eine Person zu schicken, die dann die Teile errät, die sie nicht verantwortet.
• „Nicht anwendbar“ ohne Begründung zu akzeptieren. Das ist der einfachste Weg, eine Lücke verschwinden zu lassen.
• Beim Wert stehen zu bleiben. Ein Prozentsatz ohne Maßnahmen ändert nichts.

Fragen

Worin unterscheidet sich ein Compliance-Fragebogen von einer Gap-Analyse?

Der Fragebogen sammelt die Antworten. Die Gap-Analyse vergleicht sie mit der Anforderung und sagt, was fehlt.

Wie viele Fragen sollte ein Compliance-Fragebogen haben?

So viele, wie es Anforderungen im Umfang gibt, und nicht mehr. Ein fokussierter Umfang hält ihn kurz genug, um gut beantwortet zu werden.

Reichen Ja-Nein-Antworten aus?

Meist nicht. Eine kurze Skala mit festgelegten Stufen erfasst Teilsituationen, und die sind am häufigsten.

Wer sollte den Fragebogen beantworten?

Die Menschen, die die einzelnen Prozesse betreiben, und eine Person, die die Antworten zusammenführt und hinterfragt.

Wie oft sollte er wiederholt werden?

Wenn sich der Text oder das Geschäft ändert, und ansonsten in einem Rhythmus, der Fortschritte zeigt, oft jährlich.